Zarządzenie Nr UG-7-2020 Wójta Gminy Olszanka z dnia 16 marca 2020r. w sprawie zmiany organizacji pracy Urzędu Gminy Olszanka w związku z zagrożeniem epidemicznym koronawirusem (COVID-19)

Zarządzenie Nr UG-7 /2020

WÓJTA  GMINY  OLSZANKA

z  dnia   16  marca  2020r.

w sprawie  zmiany organizacji  pracy Urzędu Gminy Olszanka  w  związku z  zagrożeniem   epidemicznym  koronawirusem  (COVID-19)

Na  podstawie  art. 33 ust.1 , 3 i 5   ustawy z  dnia  8  marca 1990r.  o samorządzie gminnym  (Dz.U. z  2019r.  poz. 506 ze zm.)    art.3  ustawy z  dnia  2  marca   2020r. o  szczególnych   rozwiązaniach   związanych z  zapobieganiem , przeciwdziałaniem i  zwalczaniem  COVID-19,  innych   chorób  zakaźnych   oraz   wywołanych   nimi   sytuacji  kryzysowych   (Dz.U. z   2020r.  poz.  374)   art. 207   §  1 i  § 2   pkt 1   ustawy z  dnia    26  czerwca   1974r.- Kodeks  pracy (Dz.U. z  2019r.  poz.  1040 ze zm.)   § 8  rozporządzenia  Ministra  Zdrowia             z  dnia   13 marca   2020r. w  sprawie  ogłoszenia  na   obszarze Rzeczypospolitej  Polskiej  stanu zagrożenia  epidemicznego (Dz.U.z   2020r.  poz. 433) -   zarządzam,   co   następuje:

§ 1

W  związku z   ogłoszeniem stanu  zagrożenia epidemicznego w związku  z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2  na  podstawie ROZPORZĄDZENIA MINISTRA ZDROWIA  z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, wprowadzania   się  ograniczenia   w   wykonywaniu  zadań  Urzędu Gminy   Olszanka  polegające na  wykonywaniu:

1. wyłącznie zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom;
2. określonych zadań  w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów.

§ 2

1. Urząd   Gminy  Olszanka  od  dnia  16   marca  2020r. do   odwołania   pozostaje  zamknięty   dla  interesantów .
2. Podstawową   formą   załatwiania   spraw  przez   Urząd  jest:
   1. poczta  tradycyjna;
   2. poczta  elektroniczna  ug@olszanka.pl;
   3. skrzynka  podawcza  przy drzwiach   głównych  do budynku   Urzędu;
   4. forma  telefoniczna tel. 77  412-96- 83 wew.101;
   5. platforma  ePUAP    www.epuap.gov.pl
   6. platforma  www.obywatel.gov.pl .
3. Kasa  Urzędu  Gminy  Olszanka  od  dnia  16   marca  2020r.  do  odwołania  pozostaje  zamknięta   dla   interesantów.
4. Wpłaty   należności   należy   dokonywać   przelewem na  rachunek    bankowy  . Informacja o  numerach   kont  bankowych  znajduje  się na  stronie  internetowej   Urzędu.
5. W  przypadkach  niecierpiących   zwłoki   wymagających    osobistego   stawiennictwa w  Urzędzie    interesanci   będą   załatwiani   po   uprzednim   telefonicznym   uzgodnieniu  z  pracownikiem  merytorycznej  komórki  organizacyjnej   dnia i  godziny   przybycia.  
6. Przyjęcie  interesantów,   w  sprawach   o  których   mowa  w   ust.5    odbywa się  z  zachowaniem   szczególnej   ostrożności   po    uprzednim    zarejestrowaniu  przybycia  w   punkcie  obsługi    znajdującym   się    na  parterze  przy  drzwiach   głównych,   zastosowaniu   środka  dezynfekcyjnego   oraz  zachowaniu  zalecanej  odległości (1-1,5  m) .
7. Interesanci  mogą   kontaktować  się    poprzez   wideodomofon   zainstalowany   przy  drzwiach  głównych  do  budynku  Urzędu.
8. Pracownicy  Urzędu  zobowiązani   są   do   bezwzględnego   przestrzegania  przepisów   oraz    zasad   bezpieczeństwa i   higieny  pracy  na  stanowisku    pracy ,  stosując  przydzielone  środki   ochrony  oraz środki dezynfekcyjne  ,  oraz  stosowania  się  do  zaleceń  służb   sanitarnych .
9. Pracownicy  Urzędu   mogą  być  poddawani   kontroli     temperatury   ciała  w  sposób  bezdotykowy .
10. Korespondencja    dostarczana  przez   operatora   pocztowego   oraz   złożona   przez   interesantów   do  skrzynki  podawczej      jest  ewidencjonowania   w  punkcie  kancelaryjnym  i   przekazywana    do  poszczególnych  komórek   organizacyjnych  następnego   dnia   roboczego   (po  upływie   co  najmniej   24  godzin   od  przyjęcia   korespondencji ).
11. Zaleca się   ograniczenie   bezpośrednich  kontaktów   pracowników   w  siedzibie Urzędu    oraz  komunikowanie  się    telefoniczne   lub   pocztą  elektroniczną.

§ 3

1. Wprowadza się   ograniczenie  obsady  pracowników  Urzędu   do   niezbędnego   minimum   zapewniającego   ciągłość  pracy  Urzędu,  poprzez   wykonywanie   pracy   zdalnej   na  polecenie   pracodawcy.
2. Wzór  polecenia   pracy zdalnej   stanowi  załącznik   nr  1 .
3. Praca  zdalna    jest  ewidencjonowana.  Pracownik  potwierdza    świadczenie   pracy w  warunkach   pracy  zdalnej  w  ewidencji   stanowiącej   załącznik  nr 2.
4. Bezpośredni przełożony może w każdym czasie wezwać Pracownika do przekazania informacji o aktualnym statusie realizowanych zadań i przesłania ich wyników w celu ich zweryfikowania. Pracownik zobowiązany  jest na takie wezwanie niezwłocznie odpowiedzieć.
5. Pracownik zobowiązany jest na bieżąco sprawdzać korespondencję elektroniczną i pozostawać w dostępności za pomocą telefonu służbowego lub innego, uzgodnionego z Pracodawcą, środka komunikacji na odległość.
6. W czasie pracy   zdalnej Pracownik zobowiązany jest przestrzegać wszelkich zasad obowiązujących u Pracodawcy, dotyczących korzystania z powierzonego mu sprzętu, danych i dokumentów, w tym w szczególności:
   1. przestrzegać obowiązujących u Pracodawcy zasad ochrony danych, w tym ochrony danych osobowych;
   2. stosować hasła zabezpieczające dostęp do komputerów służbowych ;
   3. nie udostępniać służbowego sprzętu , oprogramowania ani haseł osobom trzecim
   4. nie instalować żadnego oprogramowania na służbowym komputerze bez wyraźnego uzgodnienia z Pracodawcą lub z osobą wyznaczoną przez Pracodawcę
   5. przechowywać powierzone dokumenty i dane w sposób całkowicie ograniczający dostęp do nich osób nieuprawnionych ;
   6. zabezpieczyć powierzony mu sprzęt przed nieuprawnionym wykorzystaniem, zniszczeniem lub kradzieżą .
7. Pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za korzystanie z połączenia internetowego i utrzymywanie go, przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony     danych .
8. W  okresie   świadczenia   pracy    zdalnej pracownik  zachowuje  prawo  do  wynagrodzenia  w  dotychczasowej  wysokości.
9. Pracodawca powierza Pracownikowi mienie niezbędne do prawidłowego świadczenia pracy w trybie  zdalnej  pracy  (urządzenia   mobilne ,   nośniki  informacji,  materiały  techniczno-kancelaryjne   itp.)
10. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenia lub zużycie rzeczy znajdujących się    w  miejscu  wykonywania   pracy  zdalnej.
11. Pracownik ma obowiązek efektywnie wykonywać pracę   zdalną i pozostawać w stałym kontakcie z bezpośrednim przełożonym, a także prawidłowo zabezpieczać powierzone dane i informacje.
12. O wszelkich awariach sprzętu służbowego lub niemożności wykonywania powierzonych mu zadań Pracownik zobowiązany jest bezzwłocznie zawiadomić swojego bezpośredniego przełożonego.
13. Pracownik zobowiązany jest do stosowania zasad BHP obowiązujących u Pracodawcy, wynikających z wewnętrznych regulacji , jak i przepisów powszechnie obowiązujących.
14. Pracownik  , któremu  zostało  wydane   polecenie   wykonywania  pracy  zdalnej   ma  obowiązek  pozostawania   w   dyspozycji   pracodawcy  oraz   stałym   kontakcie   telefonicznym  bądź   za   pomocą      poczty  elektronicznej .
15. Pracownik  ma   obowiązek   niezwłocznego  stawienia  się   w      zakładzie  pracy  na  wezwanie    pracodawcy  (telefoniczne  bądź    pocztą  elektroniczną).

§  4

Wszyscy   pracownicy   obowiązani są  do    niezwłocznego  powiadomienia  pracodawcy  o   sytuacji stwierdzenia   zakażenia   koronawirusem,  objęcia   kwarantanną  czy  nadzorem  epidemiologicznym.

§ 5

1. Niniejsze   zarządzenie  podaje  się   do   wiadomości    pracownikom    w  sposób   zwyczajowo  przyjęty  .
2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 16 marca 2020r.   do  odwołania,  nie  dłużej   niż   stanowią   obowiązujące    przepisy  prawa  w   zakresie  przeciwdziałania  COVID-19.
3. Pracownik świadczący pracę w trybie  zdalnej  pracy  przed przystąpieniem do pracy w takiej formie zostaje zapoznany z treścią niniejszego  Zarządzenia  , co potwierdza pisemnym zobowiązaniem do jego przestrzegania na Poleceniu wykonania pracy zdalnej.
4. W sprawach nieunormowanych niniejszym  zarządzeniem  stosuje się Regulamin Pracy  obowiązujący u Pracodawcy, przepisy Kodeksu Pracy lub inne przepisy prawa pracy.
5. W  zakresie  ochrony  danych   osobowych  w  sprawach    nieuregulowanych   niniejszym   zarządzeniem   obowiązują    przepisy   Polityki   bezpieczeństwa   przetwarzania   danych   osobowych w  Urzędzie Gminy Olszanka  oraz  Instrukcji   zarządzania    systemem  informatycznym  służącym  do   przetwarzania   danych  osobowych  w  Urzędzie  Gminy   Olszanka .
6. O ograniczeniach   w  wykonywaniu    pracy Urzędu    zawiadamia   się    w  drodze ogłoszenia    na  stronie  internetowej  Urzędu     oraz   przez  wywieszenie  ogłoszenia   w  siedzibie   Urzędu.

/-/ Aneta Rabczewska

Wójt Gminy Olszanka

Załącznik nr 1

Olszanka, dnia………………………………

Polecenie pracy zdalnej

W celu  przeciwdziałania COVID-19  na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.z  2020,  poz.  374)

                                     polecam  pracownikowi

……………………………..…………………………………

(imię i nazwisko, stanowisko)

wykonywanie przez czas oznaczony,tj. od dnia………….. do ………………… pracy określonej w umowie o pracę/umowie zlecenia poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Jednocześnie upoważniam w/w pracownika do przetwarzania danych osobowych w miejscu wykonywania pracy zdalnej na dotychczasowych warunkach z pouczeniem o obowiązywaniu pracownika złożonego oświadczenia o zachowaniu poufności przetwarzanych informacji w tym w szczególności danych osobowych i sposobów  ich zabezpieczenia.

Zobowiązuję do  ewidencjonowania  pracy  zdalnej   zgodnie  z    Zarządzeniem   nr  UG-  7/2020   Wójta Gminy Olszanka   z  dnia   16  marca   2020r.  i  przestrzegania  zawartych  w niniejszym  zarządzeniu   wytycznych .

__________________________________

Wójt Gminy Olszanka

Oświadczam    że    zostałem(am)  zapoznany(a) z   treścią    Zarządzenia  Nr UG-7/2020 z  dnia  16  marca   2020r. w   sprawie  zmiany  organizacji  pracy  Urzędu Gminy Olszanka  w  związku z  zagrożeniem   epidemicznym  koronawirusem  (COVID-19)  ,  oraz  wynikających  z  jego   treści obowiązków  i  odpowiedzialności, które   przyjmuję  i   zobowiązuję   się  do  ich   przestrzegania .

…………………………………………..