Zarządzenie Nr UG-4-2020 Wójta Gminy Olszanka z dnia 28 lutego 2020 r. w sprawie zmiany instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka

OR.120.4.2020

Zarządzenie Nr UG-4/2020

Wójta Gminy Olszanka

z dnia 28 lutego  2020 r.

w sprawie zmiany instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka.

            Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt. 3 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2019 roku, poz. 351 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr UG-15/2013 Wójta Gminy Olszanka z dnia 18 lipca 2013 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka, zmienionego Zarządzeniem:

• Nr UG-2/2015 z dnia 09.01.2015 r.
• Nr UG-33/2015 z dnia 30.10.2015 r.
• Nr UG-11/2016 z dnia 01.06.2016 r.
• Nr UG-2/2018 z dnia 03.01.2018 r.
• Nr UG-25/2019 z dnia 27.09.2019 r.

wprowadza się następujące zmiany:

1. W załączniku nr 2 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka  pn. „Wykaz imienny osób – pracowników upoważnionych do podpisywania dokumentów księgowych” – pkt 5 w części  III otrzymuje brzmienie:
   „5. W zakresie inwestycji, rolnictwa i ochrony środowiska, Funduszu Sołeckiego, gospodarowania odpadami oraz zadań wynikających z Regulaminu Organizacyjnego i zadań pozostających w obszarze działania komórki organizacyjnej – Kierownik Referatu Inwestycji, Rolnictwa i Ochrony Środowiska Pan Łukasz Janas. W czasie nieobecności Kierownika Referatu Inwestycji, Rolnictwa i Ochrony Środowiska:

• Podinspektor ds. Funduszy Strukturalnych i Zamówień Publicznych – Pani Gabriela Guglas;
• Młodszy Referent ds. Rolnictwa i Rozwoju Wsi – Pani Jolanta Słowikowska;
• Samodzielny Referent ds. Gospodarki Wodnej i Budownictwa Pani Ewa Niedbalec;
• Podinspektor ds. Ochrony Środowiska i Gospodarki Odpadami Pani Dorota Szypuła-Serwadczak.”

2. W załączniku nr 3 do  instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka pn. „Wykaz osób uprawnionych do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym  (wzory podpisów)”  pozycja 2 tabeli otrzymuje brzmienie:
    

   Lp.	Imię i nazwisko	Stanowisko służbowe	Wzór podpisu
   1.	Jolanta Słowikowska	Młodszy Referent ds. Rolnictwa i Rozwoju Wsi

    

3.  W załączniku nr 8 do  instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka pn. „SCHEMAT obiegu dokumentów finansowo-księgowych stanowiących podstawę księgowania w urządzeniach księgowych prowadzonych wg Zakładowego Planu Kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” pozycja 10 tabeli otrzymuje brzmienie:

   Lp.	Dokument		Osoba (stanowisko służbowe) wystawiające dokument oraz obieg i rodzaj czynności związanych z kontrolą wewnętrzną	Przeznaczenie dokumentów oraz terminu jego załatwienia
   	Nazwa	Symbol lub nr załącznika
   1.	2	3	4	5
   10.	Rachunek, faktura	Różne	Pracownik upoważniony do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym sprawdza zgodność rachunku, faktury z umową lub zamówieniem. Potwierdza wykonanie dostawy, roboty lub usługi. Podpisuje na rachunku (fakturze) klauzulę sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz wpisuje z jakiej pozycji budżetu należy uregulować należność. Dodatkowo w opisie wskazuje czy zapłata za towar/usługę podlega mechanizmowi podzielonej płatności mając na uwadze szczegółowy wykaz towarów i usług objętych obowiązkową metodą podzielonej płatności tj. załącznik nr 15 do ustawy o VAT - wpisując „podlega/nie podlega MPP”. Przekazuje fakturę (rachunek) do Referatu finansowego, niezwłocznie, nie później jednak niż 7 dni od chwili pobrania faktury. Rachunki/faktury wpływające do Referatu finansowego na przełomie miesiąca, są przyjmowane i ujmowane do ewidencji księgowej danego miesiąca, do siódmego dnia miesiąca następnego, a jeżeli dzień ten przypada na dzień wolny od pracy (w tym w sobotę) - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Rachunki/faktury, które wpłyną po tym terminie ujmowane są w księgach rachunkowych miesiąca następnego, z zastrzeżeniem zamknięcia roku (miesiąca grudnia). Rachunki/faktury dotyczące zdarzeń danego roku, wprowadza się do ewidencji księgowej tego roku jeżeli wpłyną do Referatu finansowego do końca stycznia roku następnego - są wykazywane w sprawozdaniach finansowych i korekcie sprawozdań budżetowych. Pracownik Referatu finansowego sprawdza rachunek/fakturę pod względem formalnym i rachunkowym i na dowód sprawdzenia podpisuje klauzulę sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym. W przypadku zapłaty metodą podzielonej płatności pracownik Referatu finansowego na dokumencie umieszcza adnotację „mechanizm podzielonej płatności” (w formie pieczęci bądź ręcznie). Dodatkowo, w przypadku obowiązku weryfikacji kontrahenta z wykazem podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT tzw. biała lista podatników VAT, pracownik Referatu finansowego dokonuje takiej weryfikacji i potwierdza ten fakt na dokumencie ze wskazaniem identyfikatora wyszukiwania. Kasjer przygotowuje dokument zapłaty za rachunek/fakturę. Wójt i Skarbnik lub osoby upoważnione zatwierdzają rachunek/fakturę do zapłaty.

   
    

4. W załączniku nr 9 do  instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Olszanka pn. „SCHEMAT obiegu dokumentów finansowo-księgowych podlegających księgowaniu w urządzeniach księgowych rachunkowości podatków i opłat lokalnych” uchyla się pozycję 5 tabeli.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy Olszanka

 /-/ Aneta Rabczewska